Két óra. Ennyit töltöttem átlagosan egyetlen ajánlat megírásával. Nem azért, mert bonyolult volt, hanem mert minden alkalommal a nulláról kezdtem. Megkaptam az igényfelmérőt, elolvastam, gondolkodtam rajta, elővettem a korábbi ajánlataimat, válogattam, másoltam, átírtam, formáztam, átolvastam, javítottam, és végül kiküldtem.
Ha heti két-három megkeresés jött, az heti négy-hat óra volt csak ajánlatírás. És ebből nem mindegyik lett megrendelés.
Nem volt ezzel semmi baj. Évekig működött. Csak közben a világ elment mellettem.
„Mi az, ami a legtöbb idődet viszi el?”
Ez volt a kérdés, amit a mentorom feltett nekem egy beszélgetésen. Nem azt kérdezte, hogy mi a legbonyolultabb feladatom, vagy mi a legdrágább. Hanem ami a legtöbb időt eszi meg.
Leültem, és végigvettem az elmúlt hónap munkanapjait. Az ajánlatkészítés az élre került. Nem azért, mert a legunalmasabb, hanem mert a legkiszámíthatóbban ismétlődő. Ugyanaz a struktúra, ugyanaz a logika, ugyanazok az elemek, csak más ügyfélnév, más számok, más hangsúlyok.
Pont az a fajta feladat, amire az AI a legalkalmasabb.
A régi folyamat — kézzel, minden alkalommal
Érdemes megnézni, hogyan nézett ki a régi menet, mert valószínűleg ismerős lesz:
Beérkezett az igényfelmérő kérdőív. Elolvastam. Fejben elkezdtem összerakni, hogy mit kérnek, mekkora volumenben, milyen határidővel. Elővettem a korábbi ajánlataimat, kerestem egy hasonlót. Ha találtam, lemásoltam, és elkezdem átírni. Ha nem találtam, a nulláról írtam.
Közben döntéseket hoztam: mit vállaljak, mit ne, milyen áron, milyen feltételekkel. Ezek fontos döntések, amiket nem akarok automatizálni. Viszont az ajánlat többi része — a szerkezet, a bevezető, a szolgáltatás leírás, a szállítási feltételek — az kilencven százalékban ugyanaz volt minden alkalommal.
Két óra ment el rá. Ebből harminc perc volt gondolkodás és döntés. Kilencven perc meg gépelés és formázás.
Az ötlet: mi van, ha az AI-ra bízom a kilencven percet?
A megoldás nem volt bonyolult. Nem kellett programozni, nem kellett külső rendszert vásárolni, nem kellett fejlesztőt hívni.
Fogtam a Claude-ot, és betanítottam a saját ajánlataimra.
Kiválasztottam öt korábbi igényfelmérőt, különböző méretű, különböző típusú megkereséseket. Mindegyikhez mellé tettem a kész ajánlatot, amit végül kiküldtem. Ez lett a „tanítóanyag”: öt konkrét példa arra, hogy milyen igényre milyen ajánlatot adtam.
Nem kellett hozzá semmilyen speciális tudás. Annyi kellett, hogy legyen öt lezárt ajánlatom, amit visszakeresek. Ez mindenkinek van, aki legalább fél éve vállalkozik.
Az új folyamat négy lépésben
Azóta, ha beérkezik egy új igényfelmérő, ez történik:
Első lépés: Betolom a Claude-ba az új kérdőív válaszait. Szó szerint bemásolom, semmi különös.
Második lépés: A Claude generál egy nyers ajánlatot. A korábbi minták alapján tudja, milyen struktúrát, milyen hangnemet, milyen elemeket szoktam használni. Összerakja a bevezető szöveget, a szolgáltatás leírást, a feltételeket, és még az árazás logikáját is megpróbálja alkalmazni.
Harmadik lépés: Átnézem és finomítom. Ez az a harminc perc, amit korábban is gondolkodásra fordítottam, csak most nem kilencven perc gépelés előzi meg, hanem egy majdnem kész dokumentum. Módosítom az árakat, ha kell. Kiegészítem, ha valami hiányzik. Törlök, ha valami nem releváns.
Negyedik lépés: Kiküldöm.
Az egész negyvennél is kevesebb percbe telik. Ha az igényfelmérő nagyon hasonlít egy korábbihoz, akár húsz percbe.
A számok: mit jelent ez a gyakorlatban?
Két óráról negyven percre csökkent az ajánlatkészítés ideje. Ez alkalmanként nyolcvan perc megtakarítás.
Ha heti három ajánlatot készítek, az heti négy óra visszanyert idő. Havonta tizenhat óra. Évente majdnem kétszáz óra.
Kétszáz óra. Az öt teljes munkahét. Csak az ajánlatkészítésből.
És ez nem úgy működik, hogy rosszabb lett az ajánlat. Sőt. Mivel nem fáradok el a gépelésben és formázásban, több energiám marad arra, hogy átgondoljam a tartalmat. Jobban odafigyelek az ügyfél igényeire.
Mi az, ami nem automatizálódott?
Fontos, hogy ezt is kimondjam, mert nem akarok olyat ígérni, ami nem igaz.
A döntés nem automatizálódott. Hogy mit vállalok el és mit nem, milyen áron, milyen feltételekkel, azt továbbra is én döntöm el. Az AI nem helyettesíti a szakmai mérlegelést.
Az ügyfél megértése sem. Ha valami speciális a megkeresés, ha sorok között kell olvasni, ha érzem, hogy más kell, mint amit kértek, azt továbbra is én csinálom.
Ami automatizálódott, az a rutin. A gépelés, a struktúraépítés, a szövegek újraírása, a formázás. Az a kilencven perc, ami korábban minden alkalommal ugyanúgy ment, csak más adatokkal.
Mi kellett hozzá?
Nem kellett előfizetni egy drága szoftverre. Nem kellett fejlesztőt hívni. Nem kellett hetekig tanulni.
Ami kellett: öt korábbi ajánlat és a hozzájuk tartozó igényfelmérők. Ennyi volt a „beruházás.” Néhány perc, amíg összeszedtem és bemásoltam őket.
Az egész beállítás — a minták megadása, az első teszt, a finomhangolás — körülbelül egy délutánt vett igénybe. Másnap már élesben használtam.
Miért pont az ajánlatkészítéssel kezdtem?
Mert ez volt a legkézenfekvőbb. Rendszeresen ismétlődő feladat, hasonló struktúrával, ahol a változó elemek jól elkülöníthetőek a fix elemektől. Pont az a típusú munka, amiről az AI azt mondja: „Ezt tudom.”
De van egy másik ok is. Az ajánlatkészítés az a pont, ahol a legtöbb vállalkozó először érezhet megkönnyebbülést. Nem kell hozzá nagy rendszerváltás, nem kell meggyőzni a munkatársakat, nem kell IT osztályt bevonni. Egyedül is meg tudod csinálni, és az eredmény azonnal látható.
Ha valami ekkora hatást hoz ennyi befektetéssel, az motivál arra, hogy a következő időfaló feladattal is foglalkozz.
Mi jöhet ezután?
Nálam az e-mailek következnek. Heti tizenhárom óra, ennyi megy el átlagosan e-mail kezelésre egy vállalkozónál. Nem mind hasznos, nem mind fontos, de mind válaszra vár. Ha ebből az ismétlődő kérdéseket ki tudom szűrni és előre megválaszoltatni, az megint órákat szabadít fel.
Utána a könyvelőnek való adatszolgáltatás. Havi rendszeresség, mindig ugyanaz a folyamat, mindig ugyanaz a formátum. Pont olyan, mint az ajánlatkészítés volt: rutin, ami széteszi az agyad, de közben semmi újat nem adsz hozzá.
A magyar cégek 63%-a az adminisztrációt és dokumentumkezelést jelölte meg a legnagyobb problémának. Nem a marketinget, nem az értékesítést, az adminisztrációt. És mégis, a legtöbben az AI-t továbbra is szövegírásra és képgenerálásra használják.
Hogyan kezdd el Te is?
Ha vállalkozó vagy, és heti több órát töltesz ajánlatkészítéssel, az első lépés egyszerű.
Gyűjtsd össze az öt legutóbbi ajánlatodat és a hozzájuk tartozó igényfelmérőket. Ez lesz a tanítóanyag. Ha ezek megvannak, néhány perc alatt beállítható a rendszer.
Nem kell hozzá technikai tudás. Nem kell programozni. Annyi kell, hogy leülj, és az első alkalommal végigcsináld. Utána már megy.
Ha segítségre van szükséged, beszéljünk róla!
Válóczi Károly | aiacegemben.hu #buildinpublic #aiacegemben #automatizálás #vállalkozás